公文是国家机关、企事业单位、社会团体及个人在日常工作、生活中处理公私事务的具有明道、交际、信守、法定格式和惯用格式的文书。它是实施有效管理的途径,是人们传递信息、处理事务、交流感情的重要工具。可谓是政务之首要,体现机位、企事业单位的公信力、决策力和运行效能。

办公室事务“杂”,实则有序,需要清晰国家的相关条例与法令,以此为准绳开展和评估相关活动。文件传递、下情上报、为领导提供基础决策依据的“湿度计”,是组织规范运作的行动保障。

作为办公室职员的你还充当着“传声筒”“酒调度”“文字匠”的角色吗?那的确是辜负了办公室行政管理的使命。

第 一 篇 公文写作篇

第 一 章 公文写作基本素养

导语:

(一)千面的红头文件

(二)停电通知“公告”你读出了什么?

一、公文定义与种类

(一)公文写作的四大意义

(二)公文写作的六项功底

(三)公文写作的六个素养

(四)法定公文十五种

练习:十五种法定公文文种与应用连线

二、公文处理制度

(一)公文处理制度的历史沿革

(二)公文起草六必须

(三)公文审核六核心

 1.明意图

 2.守规范

 3.循先例

 4.讲程序

 5.重服务

(四)公文签发四符合

 1.依权限签发

 2.负责人签发

 3.按程序会签

 4.按程度会签

(五)特别事项

 1.公文的紧急程度

 2.公文的秘密等级

 3.公章的使用管理

 4.公文处理制度学习

案例分析

三、公文写作五要素

(一)公文主题——扩之则为千万言,约之则为一言

 1.正确、新鲜、深刻、明确、集中

 2.工具:上堆下切

 3.工具:WIFI导航

练习:年度工作报告如何确定主题

(二)结构

 1.三性:完整性、严肃性、严密性

 2.四思:明确“为什么”写?准备“写什么”?把握“写什么”?确定“怎么写”

 3.十型:篇段合一式;条文式;两段式;三段式;多段式;表格式;总分条文式;分部式;贯通式;不成文式

 4.金字塔结构

练习:非法定公文之总结的结构

(三)材料——言之有物

1.公文材料来源分类:直接材料与间接材料

2.公文材料内容分类:感性VS理性;现实VS历史;正面VS反面

3.四点鉴别和选择材料

4.公文材料收集三部曲

4.1寻材---一贵多二贵细

4.2选材---贵在精与严,掌握公文选材四个标准

4.3用材---公文用材的四大原则及三个注意事项

知行合一:公文素材库

(四)语言

 1.用语准确(无歧义、分清词性、辨明词义)

 2.表述平实(感情朴实、用词朴素、忌过多引经据典)

 3.文字简约(简化结构、杜绝堆砌、避免重复)

 4.规范严肃

 5.公文专用语(称谓词、领叙词、追叙词、承转词、祈请词、商洽词、受事词、命令词、表态词、目的词、结尾词)

练习

(五)公文的文风

 1.红楼梦片段改写发现公文文风特色

 2.五维度看《谏太宗十思疏》

(四)公文八规范

练习:公文文面格式练习

第二章 公文写作实践技能

一、请示

(一)请示的概念

(二)请示的格式

(三)请示的分类:请示性请示、请准式请示、求助式请示

(四)请示的特点

〔难点解析〕请示与报告的区别

〔案例模板〕

〔知行合一〕请批性请示:“申请增加预算的请示”

二、批复

(一)批复的概念

(二)批复的格式

(三)批复的分类

(四)批复的特点

〔案例模板〕

〔知行合一〕结合“申请增加预算的请示”写一篇批复

三、纪要

(一)纪要的概念

(二)纪要的格式

(三)纪要的分类

(四)纪要的特点

(五)八法提升会议纪要的写作

〔难点解析〕

1.会议纪要与会议记录的区别

〔案例模板〕

〔案例分析〕“XX会议纪要”我们发现了什么不同?

〔知行合一〕工作会议纪要:“XX办公会会议纪要”

四、函

(一)函的概念

(二)函的分类:

1.按内容用途分:商洽函 申请函 答复函 告知函 催办函 询问函 审批函

2.按性质分:公函 便函

3.按行文方向分:去函 复函

(三)函的写作方法

1.发函的标题、复函的标题

2.函的内容三要素:发函缘由 洽商内容 意愿要求

3.函的结尾用语

(四)函的写作要领及注意事项

1.事项具体明确

2.开门见山,直陈其事

3.文字精炼

4.内容详略得当

5.标题避免冗长

6.格式规范

7.一事一函

〔案例模板〕

〔知行合一〕请写一份关于XX事给地铁公司的答复函

第二篇 办公室实务篇

第一章  办公室的常规要事

一、办公室职员的角色及主要定位

(一)档案管理

1. 工作机制的“三专”

2. 资源管理的“三全”

3. 开发利用的“三力“

自查:档案管理风险点及提升管理点

(二)会议管理

1. 三层会议体系

2. 会议五大步

案例:国际知名企业开会效能

(三)机制管理

1.风险管控与舆情应对(规避风险;提高正能量传播力、引导力、影响力、公信力)

2.建设公开、民主、务实的企业文化

3.24小时**应答式的问责制度(问责三步;四种处分如何用)

4.放眼未来的战略家--“行政事务化”与“行政规划周期”

练习:编制行政规划周期表

第二章 办公室管理艺术

一、管理者核心能力——策划与计划

导语:讨论

案例分析:鸳鸯阵的启示

(一) 明确目标,有效分工

(二) 选人有方,育人有术

(三) 能力互补,用人所长

(四) 设立机制,促进协作

(五) 情感驱动,及时奖惩

(六) 文化引领,聚沙成塔

讨论:无权奖惩怎么激励?

讨论:自己也非全才,如何赋能员工?

测试:贝尔宾团队角色

二、主导进程——跟踪落实:过程主导与结果负责

(一) 主导进程——做一个主导型管理者

(二) 跨部门沟通——外行如何管理内行

(三) 检查到位——一竿子插到底

(四) 反向纠错与正向举例——聚焦问题

(五) 会议驱动与管理

体验:蝙蝠车

测评:冲突管理类型

工具:故事法

三、解决问题——个案突破与障碍排除

(一) 聚焦现场——管理改善需要火眼金睛

(二) 如来法眼——实事求是,洞察真相

(三) 阿弥陀佛——因果分析、法力无边

(四) 化整为零——李氏要素优化理论

(五) 个案突破——循序渐进、势不可档

(六) 源头分析——避免因果倒置

工具:问题分析与解决的模型;问题分析与解决的群体研讨

四、建纲立志——业务沉淀与学习型组织

(一) 何谓制度

(二) 制度弹性与人为因素

(三) 代理人风险

(四) 制度设计要点及执行要点

讨论:如何看待“城门立木”?

讨论:如何促进制度的落地?