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行政数字化管理培训
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发布时间:2022-12-29编辑:李振

互联网的诞生让社会发生了飞速变革,生活方式、工作方式也有了巨大改变。从20世纪90年代中期开始,互联网开始了大规模商用进程,信息化迎来了蓬勃发展。智能化与数字化时代的到来,开始影响企业们的战略制定。 但目前,很多企事业单位的行政部,依然在靠着陈旧的考核体系,有限的经验技能,运营着办公空间的日常服务。

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互联网的诞生让社会发生了飞速变革,生活方式、工作方式也有了巨大改变。从20世纪90年代中期开始,互联网开始了大规模商用进程,信息化迎来了蓬勃发展。智能化与数字化时代的到来,开始影响企业们的战略制定。

但目前,很多企事业单位的行政部,依然在靠着陈旧的考核体系,有限的经验技能,运营着办公空间的日常服务。

传统行政后勤管理模式,往往是一群人管一摊子事,存在业务零碎分散、效率低下、成本高居不下等弊端。

通 过数字化赋能可达到降本增效,提升员工生产力,提高员工归属感的目的,因而,这将是未来行政后勤管理模式升级变革的主要方向。

行政管理培训课程介绍

课程时间

本课程为企业内训,课程时长为1-2天,可根据企业需要调整相应的培训时间。

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课程对象

企业办公室人员、文秘、行政助理等涉及办公行政文秘工作的相关人员。

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课程特色

方法工具讲授与案例分析相结合,紧密联系企业的实际,具有实战性、可操作性。

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培训方式

主题讲授+案例分析+互动问答+视频欣赏+情景模拟+小队讨论+模拟训练

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行政管理培训内容

第 一 讲:行政岗位的使命:决定你的高度与格局

一、行政岗位性质与服务意识

1. 有没有服务意识—服务就是为别人工作!

案例分析:“我就是干服务的”,从开车看是什么段位的“司机”

2. 有没有正确的服务意识—自知之明、善解人意、无微不至、不厌其烦

二、行政岗位主要职责与工作任务

1. 基层、中层、高层行政管理工作重点不同

案例分享:行政秘书分九段

2. 按金字塔结构画出逻辑,按重要和共性程度优选

三、行政人员的任职资格条件

四、行政管理工作的考核特点


第二讲:行政数字化和信息化管理

一、Digital Management(数字化管理)VS信息化管理

1. 建立原则:服务对象是谁?

2. 系统运作心态:老板心态

3. 系统工作目标:及时准确

二、行政的数字化、信息化管理建立的基础

1. 制度化、标准化和规范化,摒除人力因素

2. 透明化、公开化,全程可追溯的流程固化

三、数字化管理做得差,容易造成的现象

四、统计系统流程

**步:数字采集

1)标准化管理和全流程管控

a确定公司的方向和策略

b确定记录文档的规范

c确定部门内上下级和部门的工作联系

d确定部门内部的规范和流程(保证)

2)人员架构安排

3)数据流程

4)采集明细

第二步:数据处理、汇总、分析

案例分析:常遇厕纸没有了,行政如何**数字化管控?

第三步:调取数据制作报表

五、数字化管理工作流程及职能

案例分享:企业和政务数字化的标杆


第三讲:行政管理落到实处

一、行政管理制度的建立与推行

1. 如何做到“有法可依”?如何查找制度漏洞?

2. 如何做到“有法必依”?如何建立意识?如何引导共同参与共创?

3. 如何做到“执法必严”?除了罚款,还有什么方式更有效?

4. 如何做到“违法必纠”?纠的尺度和正负激励的先后

二、环境管理(备选)

1. 办公环境要素:绿化、空气、光线、安全、设备、声音、色调

2. 办公室布置原则:规范与美观的平衡

3. 5S管理

三、办公文档、办公设施与日常用品的管理(备选)

1. 不同文档的具体管理方法:信件、文书、电子文档、名片等

2. 办公设备和公共设施的日常管理

3. 文具等办公用品的采购和预算

4. 固定资产管理

四、行政岗位创新管理

小组讨论:难有亮点却容易有纰漏的工作,如:车辆、食堂、保安…萃取创新的可行性合理提议。

五、公共关系管理(备选)

1. 如何与媒体共舞:自媒体、网络媒体下的新变化

2. 如何与政府沟通:八项规定和六项禁令后

3. 面对突发公关事件的软处理与硬处理


第四讲:行政人员的时间管理

测试:自己效率高低

一、行政管理中,对效益而言,效能、效率和勤恳哪个更重要?

1. 关注效能,要事**

案例:沙、石、水的实验深挖:你心中的巨石为何是我的沙?

2. 关注效率,一次做对

讨论:影响效率的内外因

3. 关注勤恳,目标牵引

二、改善五法

方法一:计划与效率提升

实验:三组徒步的启示

1)计划的内容:5W2H故事诠释

案例:10分钟提高效率50%!——25000美金的投资

方法二:工作流程与效率提升

1)行政的流程优化是个持续不断的工作过程

讨论:收集对现有流程的不足之处,思考优化的方向和目标,如何固化、深入人心,执行到位

方法三:明确分工与效率提升

案例:流水线分工协作的优势、西游记裁员

方法四:有效激励/记录与效率提升

1)动机是激励的前提

2)无论在哪办公:激励结果,关注过程

3)反对记录时间使用状况的原因

案例:我的实践-做记录和计划,今天的记录分析

方法五:创新方法与效率提升

1)工具创新

2)杠杆创新

3)细节创新

4)叠加并行

5)打破固有思维定式

三、时间管理的具体实施

1. 设定事项清单(设定目标)

讨论:做好分配,提高效率&创造想要的生活,哪个是前提?

2. 排定优先顺序(来源于长期目标!)

3. 时间安排(再次设定完成期限)

4. 具体实施(提高效率)

5. 效果检视(每晚回顾)

四、四象限实用小贴士:转发信息三筛子“真善重”

试验:人一生能创造价值的时间有多久?

练习:《下周的行政工作安排》


第五讲:行政工作中的沟通技巧

一、自我沟通测试及差距要项

1. 时代发展看心智红利

模型解读:成就绩效影响因素

二、沟通的定义和完整的过程

1. 结构化反馈

2. 深度倾听的力量:体语形式+语言形式

模型解读:社会我、自然我与有无意识沟通的差异

三、沟**程中的障碍

1. 个人因素:心智层面(心理投射测试)

模型解读:高中低心智行为表现

2. 环境因素:情境主义(两次绩效面谈不同效果)

三、沟通三要素

1. 听:深度倾听=闭嘴+复述+求证

2. 说:三明治式赞美

案例:对不同的绩效提升点进行赞美

3. 问:封闭型与开放型问题对比(图表)

四、人际沟通

模型解读:邓宁曲线解读每个阶段的沟通直到高心智沟通(持续平衡高原)

DISC图表:人际风格四大分类

1. DISC沟通风格及其优势和局限

诊断测试:《我是哪种沟通风格?》

2. 分析及总结四种风格沟通策略

小组讨论:《如何与不同风格的人沟通》

3. 心智高低与情商高低表现模型

五、行政人员组织内的沟通

1. 正式沟通:上传、下达、平级沟通间容易出现的冲突

2. 非正式沟通的力量

3. 怎样与领导进行沟通

1)请示汇报的程序和要点

2)与各种性格的领导打交道的技巧

4. 行政人员跨部门协作

1)沟通氛围

2)换位思考

3)共同目标

4)责任体系

定制企业培训方案
  • 行政管理培训师-闫红

    闫红,苏州大学博士后,教授,研究生导师,办公室主任,党支部书记,马克思主义原理专业硕士生导师,中国高等教育学会秘书学专业委员会副秘书长、常务理事,中国作家协会会员、地区副主席。近年来,主持省、厅级相关课题十多项,出版学术专著六部,发表核心期刊20余篇,获省、市、校级以上学术奖励10余次...

  • 行政管理讲师-姬晴雯

    15年政府单位与国企管理经验,熟悉党政体系,精通高端会务、经管术语,擅长企业总部各类文案和党 建文化复合型项目的策划、落地。她精通大型会议、活动策划及组织工作;掌握如何与政府、媒体及社会团体保持良好互动,熟悉行政管理制度和程序,熟悉保安、食堂、运输等行政事务...

  • 行政秘书培训导师-卢颍

    中国高教学会秘书学专业委员会理事、中国首 届出席亚太行政(秘书)大会代表、中国高教秘书学会培训专 家、北京市委秘书培训主讲教师,北京市重点中专校《文秘专业》指导专 家、曾任剑桥办公室管理培训考官、曾任劳动部国家秘书取证培训核心组成员...

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