对于很多工作，掌握好办公软件可以提高工作效率，避免或减少加班，尤其是对行政人员来说，他们每天都要面对很多的词汇、PPT和excel。如果不知道一些功能，无疑会延长工作时间，导致加班，而学好办公软件可以提高工作效率。对于专业人士来说，学习时间非常有限，所以在选择办公软件培训机构时，我们需要选择那些可以自由安排时间的班次。

节省纸张和时间，减少错误的发生，发送相关信息，任意指定收件人，直接发送给需要的人，无需任何中间环节，无需打印给相关人员，缩短处理时间，节省办公费用，降低差错率，提高整体效率。节省电话和传真费用，减少总部和分公司之间的商务电话联系费用。实现文件的网络审批，减少总部和分公司之间的邮件和差旅费。

通用化：“常用办公自动化”不言而喻更符合未来软件技术发展的趋势。但是，为了解决一些用户对“概括性无用”的质疑，概括性应具有一定的产业化特征，而不是模糊概括性；它可以结合行业的应用特点，满足功能对口的需求。未来办公软件的应用和推广将更加迅速有效。

办公软件的学习需要从简单知识入手。它是计算机应用的基本课程。而我们在正式学习操作方法和应用之前，一定要了解办公软件的文化基础和应用基础，了解办公软件的分类以及每一类的具体功能和特点，以免在以后的学习中头重脚轻、找不到方向。在学习操作方法和应用时，要循序渐进。办公软件的种类很多，每一种都有其独特的用途和操作方法，而且每一种都有着千丝万缕的联系，所以我们应该循序渐进地学习，而不是盲目地学习。